Interná komunikácia a PR

Medziľudské vzťahy ovplyvnia nielen pracovné prostredie,ale aj pozitívne či negatívne PR vašej firmy

Veľa firiem vynakladá obrovské úsilie, pokiaľ ide o prezentáciu spoločnosti navonok, ale už menej si uvedomuje dôležitosť dobrej internej komunikácie. Predstavte si však rozsah kontaktov, ktoré nadväzujú vaši pracovníci na rôznych sociálnych sieťach ako je Facebook, Twitter, či Linked-In. Akákoľvek negatívna informácia sa rozšíri rýchlosťou blesku a osobné podanie jej navyše dodá vysokú hodnovernosť. Veď keby ste si kupovali nový televízor, dali by ste viac na zaplatený inzerát alebo na skúsenosť vášho kamaráta?

Spoločné poslanie a vízia tvoria pracovný tím

To, čo odlišuje akúkoľvek skupinu ľudí od tímu, je existencia spoločného účelu a cieľov. Je dôležité, aby si to pracovníci uvedomovali a vedeli kam a prečo smerujú. Vízia a poslanie nemusia byť sformulované len reprezentatívne a odborne. Dôležitejšie je, aby im porozumel a stotožnil sa s nimi každý spolupracovník. Ideálne je, ak sa už pri prijímaní nových ľudí do firmy porozprávate s nimi aj o spoločne uznávaných hodnotách a spôsoboch vnútrofiremnej komunikácie. Človek, ktorý ich dokáže akceptovať a stotožniť sa s nimi, bude pravdepodobne dobrým kolegom a v prípade potreby aj oporou pre ostatných.

Čo ovplyvňuje vzťahy vo firme

Ľudia nie sú stroje a pracovisko nie je väzenie. Chodíme do zamestnania nielen kvôli zárobku, ale aj možnosti sebarealizácie a kontaktu s inými ľuďmi. Ak recepčná alebo asistentka privíta návštevu so srdečným úsmevom, vytvorí v mysli návštevníka silnejší obraz, ako dojem z drahej reklamnej kampane. Manažér, ktorý uplatní správnu motiváciu, nebude potrebovať tresty a príliš prísne kontroly, aby dosiahol dobré výsledky v produkcii. Istá miera slobody je dôležitá, môže inšpirovať k zlepšovaniu výsledkov, ale aj priťahovať schopných a kreatívnych ľudí. Platí to tým viac, čím náročnejšie úlohy musí skupina riešiť.

Osobný prístup a záujem o druhého

Niektorí ľudia zastávajú názor, že práca a súkromie by sa nemali navzájom miešať. Ale keď vezmeme do úvahy, koľko hodín denne strávime na pracovisku, je takmer nemožné tieto dve stránky oddeliť. Naopak, myslím si, že dobrý šéf by mal vedieť, čo je pre jeho podriadených dôležité, čím sa zaoberajú a aké radosti i starosti v živote riešia. Úprimne položené otázky na pokrok v športe, ktorému sa niekto z kolegov náruživo venuje, záujem o úspechy detí pri maturite či prijímacej skúške na vysokú školu sú nielen vhodné, ale vyjadrujú skutočný vzťah. Manažér, ktorý si pamätá mená detí svojich pracovníkov, získa ich vysokú sympatiu a ochotu urobiť pre firmu aj čosi viac.

Nedovoľte, aby vo firme vznikali klebety

Klebety a ohováranie sú častou odvrátenou stránkou medziľudských vzťahov, ale urobte všetko preto, aby ste ich šírenie potlačili. Predovšetkým by manažér mal byť sám pozitívnym príkladom a žiadne neoverené reči nešíriť a nebrať do úvahy. Ak sa niekto z podriadených sťažuje na svojho kolegu, privolajte dotknutú osobu a trvajte na tom, aby si účastníci sporu svoje výhrady povedali z očí do očí. Neexistuje silnejší nástroj na vyčistenie ovzdušia a dôsledné trvanie na tejto zásade vytvorí vo vašej firme atmosféru otvorenosti.

Rešpektujte čas iných

Bez ohľadu na to, či je to voči šéfom alebo podriadeným, naučte sa byť presným a spoľahlivým nielen vo vzťahu k obchodným partnerom, ale aj vlastným kolegom. Dodržte termíny, ktoré ste si dohodli a chápte, že vaše čiastočné podklady sú pre niekoho iného nevyhnutnou súčasťou celku a možno aj najvyššou prioritou. Vyhovárať sa na množstvo práce je síce obvyklé, ale ťažko by ste našli niekoho, kto sa dnes cíti vo firme nevyťažený.

Keď si osvojíte zvyk potvrdiť mailovú komunikáciu, v ktorej vás niekto požiadal o spoluprácu a oznámiť termín, dokedy prácu vybavíte, budú si vás kolegovia vážiť za zodpovednosť a rešpekt k druhým. Ak sa aj náhodou stane, že termín z vážnych dôvodov dodržať nemôžete, oznámte to partnerovi vopred a ospravedlňte sa za meškanie. Väčšinou ľudia dokážu pochopiť situáciu iného, ťažko sa však vyrovnávajú s ignorovaním sľubov.

Občas treba vedieť povedať nie

Ak sa už dnes topíte v práci a nestíhate dokončovať vlastné projekty, majte odvahu povedať jasné nie a nesľubujte pomoc iným. Ľudia si viac vážia otvorené a čestné odmietnutie, než prísľuby, ktorých plnenia sa nedočkajú. Rovnako pomoc poskytnutá nedbalo alebo nedostatočne prinesie druhej strane menej prospechu, než vedomie, že sa musí spoľahnúť na svoje sily prípadne hľadať pomoc u niekoho iného.

Motivujte pozitívnym spôsobom

Občas si firmy vytvárajú vlastné systémy dobrovoľných trestov a previnilci prispievajú do spoločnej pokladničky napríklad za neskorý príchod či odovzdanie úloh. Utŕžené peniaze sa potom spravidla využijú pri spoločnom podujatí.

Skúste sa inšpirovať opačným postupom a využiť pozitívnu motiváciu. Ak ste napríklad spoločnosťou poskytujúcou služby a každá reklamácia znamená dodatočné náklady na riešenie problému, stanovte priemernú sumu, ktorú by ste na tieto účely potrebovali ako spoločnú prémiu. Ak sa tímu podarí znížiť percento reklamácií a s tým spojených nákladov, využije zvyšné peniaze na odmenu podľa vlastného výberu. Možno vás prekvapí, ako dobre si ľudia s podobnou úlohou poradia.

Hrdosť na vlastnú firmu

Tento článok som začala konštatovaním, že pracovníci firmy vedia dnes pre PR svojej spoločnosti urobiť často viac, než oddelenie marketingovej komunikácie. Platí to nielen v negatívnom zmysle slova. Aj o kladné správy, výnimočné výsledky a hrdosť na vlastnú firmu sa radi podelíme s priateľmi. Keď vo firme vládne otvorená výmena informácií a pracovníci poznajú úspešné projekty svojich kolegov, posunú tieto informácie ďalej. Pocit pýchy, keď v televízii práve beží „naša“ reklama vzbudzuje možno úsmevy okolia, ale rozhodne patrí k príjemným stránkam zamestnaneckého života. Preto stojí za to informovať ľudí o prebiehajúcich propagačných aktivitách či sponzorovaných podujatiach.

Článok publikovaný v časopise Goodwill, máj/2010