Chcete pracovať efektívnejšie? Vyčistite si stôl!

Potrebujete jesenné upratovanie vo firme?

Raz za čas asi každého prepadne pocit, že je v práci zahrabaný, že termíny sa valia jeden za druhým a niet času urobiť niečo, čo možno nepáli ešte dnes, ale je veľmi dôležité. Ak sa k tomu nedostaneme včas, zajtra bude urgentné, ak už nie neriešiteľné. Niekedy sú problémy skryté a treba si ich povšimnúť, aby sa nestali časovanou bombou. Ako nestratiť zo zreteľa dôležité veci a vytvoriť priestor na ich riešenie?

Kde nás tlačí topánka

Aj keď šéfovia sú obvykle šéfmi preto, že vidia veci lepšie alebo skôr ako ostatní, ani oni nevedia všetko. Jeden z najlepších spôsobov, akým sa dajú odhaliť zdroje potenciálnych problémov sú krátke pracovné stretnutia, kde sa celý tím zameria práve na to, čo vo firme nefunguje dokonale. Môžu to byť drobné veci, akou je potreba nainštalovať zásobník pitnej vody na chodbe či opraviť sprchu v dámskej šatni, ale neraz prídu ľudia s nápadom, ako markantne zlepšiť fungovanie celého systému obchodovania, zrýchliť príjem objednávok, riešenie reklamácií či zamedziť plytvaniu materiálom. Niekedy pomôže, keď sa celý tím vyberie na deň mimo firmu a urobí si workshop niekde v prírode.

Rovnako dobre funguje občasný interný prieskum medzi zamestnancami formou mailov, alebo pravidelné vyžiadanie informácií o tom, čo vašich ľudí trápi, otravuje, zdržiava. Treba však tento proces podporovať a organizovať, ak mu nebudete venovať pozornosť, pravdepodobne sa ľudia časom prestanú týmto veciam venovať.

Krok za krokom

Ak zozbierate hoci aj väčšie množstvo pripomienok, problémov či nedostatkov, pokúste sa roztriediť ich podľa jednoduchosti riešenia. Zásobník na vodu bude asi dostupný pomerne rýchlo, nový softvér bude treba premyslieť dôkladnejšie. No je dobré, ak ľuďom ukážete ochotu venovať sa ich pripomienkam a potvrdiť im zmysel toho, aby vám tieto veci hovorili. Taktiež odporúčam zverejniť zoznam vytipovaných problémov a oboznámiť s nimi spolupracovníkov konkrétne.

Niekedy sa tak dlho varíme v kotlíku s gulášom, že už nevidíme cez jeho okraj. Neuvedomujeme si, že problémy, ktoré nás zahlcujú, je lepšie vyriešiť pri zdroji, než ich neustále hasiť. Ak to raz urobíme poriadne a predídeme vzniku nových, potom nám prestanú brať čas. Zložitejšie návrhy si môžu vziať na starosť pracovné tímy, ktoré sú buď súčasťou existujúcej štruktúry alebo sa zostavia naprieč organizáciou len pre tento účel. Je zaujímavé, že vo chvíli, keď nám ľudia predkladajú problém, často už majú v mysli zárodok jeho riešenia.

Je pravdepodobné, že sa budete musieť rozhodnúť, aké veci riešiť prednostne, aké neskôr a ktoré ponecháte v doterajšej podobe. Či už sú kritériom finančné zdroje, pálčivosť problému alebo ľudské kapacity, vysvetlite svojmu tímu, prečo volíte ten-ktorý postup.

Nehazardujte s iniciatívou

Ak sa už pustíte do analýzy vecí, ktoré by ste vo vašej firme potrebovali zlepšiť, dotiahnite vec do konca. Nie je nič horšie, ako zrealizovať prieskum a potom uložiť zoznam problémov do zásuvky na neurčitý čas. Ľudia sú ochotní spolupracovať na veciach, ktoré sami navrhli, ale veľmi rýchlo stratia chuť, ak budú mať pocit, že záujem je len formálny alebo na strane vedenia nie je skutočná ochota veci riešiť.

Nechajte svojich ľudí vyrásť

Možno budete prekvapení, že pri týchto zlepšovateľských procesoch neraz objavíte skrytý potenciál svojich ľudí. Zistíte, že dievčina zo sekretariátu je schopná organizátorka, ktorá môže riadiť menší tím, IT-technik je nielen mlčanlivý odborník na počítače, ale aj hlava plná kreatívnych nápadov. Dovoľte ľuďom vyskúšať si svoje schopnosti v takejto neformálnej podobe a ak to má zmysel, podporte ho vhodným školením. Veď ako povedal B. Franklin: „Investície do vzdelávania prinášajú stále ešte najvyššie úroky.“